Referenz Beratung

Digitaler Erfolg für die Praxis: Neue Wege durch Digitalsierung und Social Media: Erfolgsrezept INQA-Coaching

Zeitraum:
  • 15.12.23 bis 14.07.24
Branche:
  • Gesundheitswesen

Ausgangssituation

Die kieferorthopädische Praxis Dr. Knoll in Fulda, gegründet 1992, hat sich einen exzellenten Ruf erarbeitet. Doch die fortschreitende Digitalisierung und neue gesetzliche Vorgaben, wie E-HKP und E-Rezepte, erforderten eine moderne, effiziente Arbeitsweise. Gleichzeitig wuchsen die Erwartungen der Patienten an digitale Services – von Online-Terminbuchungen bis hin zu einer professionellen Social-Media-Präsenz.

Auch das Team sollte von der Digitalisierung profitieren. KI-gestützte Tools wie ChatGPT waren bekannt, wurden aber bisher nur privat genutzt. Eine Strategie zur effektiven Integration in den Arbeitsalltag fehlte. Zudem bestand der Wunsch, durch digitale Prozesse die Praxis attraktiver für neue Fachkräfte zu machen.

„Wir haben erkannt, dass digitale Kompetenz heute essenziell ist – nicht nur für uns als Praxisleitung, sondern für unser gesamtes Team. Durch das INQA-Coaching haben wir nicht nur neue Werkzeuge an die Hand bekommen, sondern auch eine nachhaltige Strategie für die Zukunft entwickelt.“​ Zitat Dr. Thorsten Knoll

Herausforderungen

Die Praxis stand vor mehreren Herausforderungen, die im Rahmen des INQA-Coachings gezielt angegangen wurden: Unsicherheit im Team: Wie können KI-Tools wie ChatGPT sinnvoll eingesetzt werden? Fehlende digitale Strukturen: Prozesse wie Content-Erstellung, Social Media und Online-Marketing waren nicht klar definiert. Datenschutz & rechtliche Anforderungen: Die digitale Arbeit musste im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben stehen. Mitarbeiterintegration: Die besten Ideen entstehen aus der Praxis – die Herausforderung bestand darin, das Wissen der Mitarbeitenden aktiv einzubeziehen.

Die Lösung – Mitarbeiterbeteiligung & ein agiler Prozess

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich die Praxis für ein INQA-Coaching mit 12 Beratungstagen durch Begleitung der Expertin, KI-Moderatorin und INQA-Coach Tanja Ebbing. Das INQA-Coaching wird mit Zuschüssenvon 80%, 11.520,-- Euro, gefördert.
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Agiler Coaching-Prozess – Schritt für Schritt zur digitalen Kompetenz

Initialphase:

  • Workshops & Interviews mit dem Team zur Identifikation von Handlungsfeldern
  • Definition der digitalen Ziele der Praxis
  • Aufbau eines Lab-Teams bestehend aus Praxisleitung und Mitarbeitenden

Innovationsphase:

  • Entwicklung und Test digitaler Lösungen (z. B. Nutzung von ChatGPT & Social Media)
  • Erarbeitung eines Social-Media-Leitfadens mit klaren Prozessen
  • Analyse der Webseite & digitale Reichweitenstrategie

Lernphase:

  • Schulung der Mitarbeitenden zu Office 365, KI-Nutzung und Datenschutz
  • Testphase digitaler Prozesse und Evaluierung
  • Dokumentation und Strategie für die Weiterführung
Die Rollen im INQA-Coaching – Wer macht was?

Das Lab-Team war verantwortlich für die Entwicklung und den Test neuer digitaler Konzepte. Hier wurden praxisnahe Lösungen erarbeitet und auf ihre Umsetzbarkeit geprüft.

Der Lenkungskreis überwachte den Fortschritt des Projekts und traf strategische Entscheidungen, um die Digitalisierung nachhaltig in die Praxis zu integrieren.

Der INQA-Coach (Tanja Ebbing) übernahm die Moderation des gesamten Prozesses, statete mit einem Impuls bzw. Input, ermöglichte den Know-how-Transfer, vermittelte Methoden und begleitete das Team bei der Umsetzung der digitalen Maßnahmen.

Die Ergebnisse - was wurde erreicht?
  • Mitarbeiter wurden digital befähigt: Sie können nun eigenständig Content für Social Media & die Webseite erstellen.
  • Social Media wurde strukturiert: Ein klarer Leitfaden zur Content-Erstellung wurde entwickelt.
  • KI-Nutzung etabliert: ChatGPT wird gezielt zur Content-Erstellung und Prozessoptimierung genutzt.
  • Moderne Arbeitsmethoden eingeführt: Das Team arbeitet nun effizienter mit Office 365 & digitalen Tools.
  • Zukunftsstrategie definiert: Die Praxis verfolgt einen nachhaltigen digitalen Fahrplan für die nächsten Jahre.

Fazit – Digitale Kompetenz mit Künstlicher Intelligenz nachhaltig verankert

Das INQA-Coaching hat die Praxis Dr. Knoll befähigt, digitale Strategien gezielt einzusetzen und Social Media professionell zu nutzen. Die Mitarbeitenden lernten, mit SEO-Tools relevante Keywords und Suchanfragen zu analysieren, um die organische Reichweite zu verbessern. Diese Erkenntnisse wurden im Social-Media-Leitfadendokumentiert, der den gesamten Workflow von der Keyword-Analyse über die Erstellung von FAQs bis zur Content-Planung mit künstlicher Intelligenz wie ChatGPT abbildet.

Ein wichtiger Schritt war die Umsetzung einer ersten Social-Media-Kampagne, bei der gezielt Beiträge erstellt und veröffentlicht wurden. Ergänzend dazu entwickelte das Team ein Fotokonzept, um authentische und professionelle Inhalte zu generieren. Besonders motivierend war die aktive Mitarbeit des Teams, das gemeinsam mit INQA-Coach Tanja Ebbing eigene Fotos erstellte und erste KI-gestützte Workflows testete.

Damit das Team langfristig eigenständig Inhalte für Social Media und die Webseite produzieren kann, wurde es gezielt angeleitet und mit der passenden Technik ausgestattet. Durch den bewussten Einsatz von ChatGPT in den Workflows gelingt es, Prozesse zu optimieren und effizient Content zu erstellen.

Mit einer klaren Digitalstrategie, der richtigen Technologie und dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz hat die Praxis Dr. Knoll die Weichen für eine moderne, digitale Zukunft gestellt – mit einem motivierten Team, das bereit ist, Social Media und digitale Prozesse eigenständig zu steuern.

Referenzdetails

Projekt:
  • Praxis-Digitalisierung: Mit KI-Kompetenz Effizienz steigern und neue Wege in Social Media gehen
Beratungsthema:
  • Qualifizierung
  • Neue Geschäftsmodelle
  • Arbeitsorganisation

Links

Kieferorthopädische Praxis am Frauenberg

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